Política de tratamiento de datos personales

En Recuerdi cuidamos datos que tienen mucho valor emocional: los de una boda, los de las personas que la celebran y sus recuerdos. Esta política explica, de forma completa, qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Cumple con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25) y, para quienes viven en México y Brasil, con las normas de esos países (ver las secciones 17 y 18).

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Alpine Rose SAS, que opera la marca Recuerdi.
NIT: 901815447-5.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Dirección: Calle 126 # 7-88, apartamento 1202, Bogotá D.C.
Correo electrónico: hola@recuerdi.com.
Sitio web: recuerdi.com.

Atendemos todas las solicitudes sobre datos personales por correo electrónico. No contamos con una línea telefónica de atención; el correo es el canal oficial y te deja constancia escrita de tu solicitud y de nuestra respuesta.

2. Definiciones básicas

Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
Titular: la persona a quien se refieren los datos.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolectarlos, guardarlos, usarlos, transmitirlos o eliminarlos.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

3. Principios que aplicamos

Tratamos los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012). En la práctica, esto significa que recolectamos solo lo necesario, lo usamos para lo que te informamos, lo protegemos y lo eliminamos cuando ya no lo necesitamos.

4. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

En Recuerdi hay dos situaciones distintas, y es importante diferenciarlas:

Somos responsables de los datos que tratamos para nuestra propia plataforma: los datos de la pareja que contrata, los de facturación y pagos, los de soporte, los de los visitantes de recuerdi.com, los registros de seguridad y las sesiones de acceso.
Somos encargados de los datos de los invitados que la pareja gestiona en su sitio: la lista de invitados, las respuestas de confirmación de asistencia (RSVP) y el contenido del álbum. Es la pareja quien decide a quién invita, qué datos ingresa, qué preguntas hace y qué fotos se muestran. Nosotros tratamos esos datos solo para prestarle el servicio a la pareja, según sus instrucciones y esta política, y no los usamos para fines propios, como publicidad.

La pareja se compromete a tener una base legítima para ingresar los datos de sus invitados (por ejemplo, porque se los dieron para invitarlos) y a informarles que su sitio de boda funciona con Recuerdi. Para facilitarlo, en cada formulario de RSVP y en el acceso al álbum mostramos a los invitados un enlace a esta política y al aviso de privacidad. Cualquier invitado puede dirigirse directamente a nosotros para ejercer sus derechos; si la solicitud corresponde a una decisión de la pareja, se la trasladaremos y te ayudaremos a que se resuelva.

5. Qué datos tratamos y para qué

5.1 Datos de la pareja (clientes)

Datos: nombres, correo electrónico, teléfono, fecha y lugares de la boda, contenido que crean para su sitio, solicitudes de cambio (notas de voz, fotos, textos), mensajes de soporte; datos de facturación (nombre o razón social, cédula, NIT u otro documento, dirección y correo de facturación); metadatos de pago (proveedor, fecha, valor, estado, marca de la tarjeta y últimos cuatro dígitos, nunca el número completo); y, para dominios .com.br, el CPF.

Finalidades:

Crear y administrar la cuenta y prestar el servicio contratado.
Registrar el dominio a nombre de la pareja y mantenerlo activo.
Procesar pagos, prevenir fraude, emitir la factura electrónica y cumplir obligaciones contables y tributarias.
Procesar solicitudes de cambio con herramientas de inteligencia artificial y presentar los cambios para aprobación.
Atender soporte, peticiones, quejas, reclamos, garantías y reembolsos.
Enviar comunicaciones del servicio, como confirmaciones, avisos de vencimiento a los 60 y 14 días y enlaces de descarga.
Enviar novedades o promociones de Recuerdi, solo si lo autorizas; puedes darte de baja en cualquier momento.

5.2 Datos de los invitados

Datos: nombre; correo electrónico o teléfono, si la pareja los ingresa; respuestas de RSVP por día de evento (asistencia, número de acompañantes, elección de menú); alergias y restricciones alimentarias, si el invitado decide informarlas; fotos y videos que sube o en los que aparece; mensajes o comentarios que deja; y una sesión técnica que se crea cuando ingresa el código de acceso.

Finalidades (por cuenta de la pareja):

Permitir el acceso al sitio y al álbum según el rol asignado.
Registrar y mostrar a la pareja las confirmaciones de asistencia y las preferencias de menú, para que pueda organizar su boda.
Informar a la pareja sobre alergias y restricciones alimentarias, para que el catering pueda atenderlas.
Alojar y mostrar las fotos y videos del álbum a las personas con acceso, y permitir su descarga a la pareja.
Generar la película de la boda y el enlace personal de cada invitado con un saludo con su nombre.

5.3 Visitantes de recuerdi.com y de los sitios de boda

Datos: medimos el uso del sitio con una analítica propia, sin cookies y sin guardar tu dirección IP. Registramos páginas vistas, clics en botones de acción, parámetros de campaña (utm), el código de un aliado si llegaste por su recomendación, el país (que deducimos de una cabecera técnica de nuestra red de entrega de contenidos, sin guardar la IP) y un identificador aleatorio por pestaña que se borra al cerrarla. Si aceptas las cookies de medición publicitaria, también se activan las herramientas descritas en la Política de cookies.

Finalidades: entender qué funciona en nuestro sitio, mejorar el servicio, saber qué aliado nos recomendó para reconocerle su comisión y, solo con tu consentimiento, medir la efectividad de nuestros anuncios.

5.4 Datos de seguridad

Para proteger la plataforma usamos verificaciones contra robots (Cloudflare Turnstile) y registros técnicos de acceso y errores. Su finalidad es prevenir abusos, fraudes y ataques, y diagnosticar fallas.

5.5 Lo que no hacemos

No vendemos ni alquilamos datos personales.
No hacemos reconocimiento facial ni identificación biométrica en las fotos, videos o notas de voz.
No usamos tus fotos, videos, notas de voz ni textos para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni permitimos que nuestros proveedores lo hagan.
No tomamos decisiones con efectos jurídicos sobre ti basadas únicamente en tratamiento automatizado: todo cambio a un sitio requiere la aprobación de la pareja, y los temas de dinero, legales o de clientes insatisfechos los atiende una persona.

6. Autorización

Pedimos tu autorización previa, expresa e informada antes de tratar tus datos, salvo en los casos en que la ley no la exige (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012). La obtenemos por medios que permiten conservar prueba: al crear tu cuenta o pagar, al enviar un formulario de RSVP o al ingresar al álbum, mediante una casilla o una acción clara acompañada del enlace a esta política. Conservamos registro de cuándo y cómo se otorgó.

Para los datos de invitados que ingresa la pareja, es la pareja, como responsable de esa información, quien debe contar con la autorización o la base legítima correspondiente.

Puedes revocar tu autorización o pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, las facturas).

7. Datos sensibles

Las alergias y restricciones alimentarias pueden revelar información de salud, por lo que las tratamos como datos sensibles (artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012). Por eso:

Responder esas preguntas es siempre opcional: no estás obligado a suministrar datos sensibles y puedes confirmar tu asistencia sin hacerlo.
Solo las tratamos con tu consentimiento explícito, que otorgas al marcar la casilla específica junto a la pregunta.
Solo las usamos para que la pareja y su catering puedan atenderte, solo las ve la pareja y se eliminan con el resto de los datos de la boda.

Las fotos y videos permiten identificar a las personas, pero no los tratamos como datos biométricos, porque no aplicamos sobre ellos ningún procesamiento técnico de reconocimiento o identificación de rostros o voces.

8. Niñas, niños y adolescentes

Nuestro servicio se contrata por mayores de edad. Es habitual, sin embargo, que en las fotos y videos de una boda aparezcan menores de edad, o que la pareja incluya a menores en su lista de invitados. Tratamos esos datos respetando el interés superior de niñas, niños y adolescentes y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015):

Las fotos y videos de menores solo deben subirse con el consentimiento de sus padres o representantes legales.
El contenido solo es visible para las personas con acceso al álbum de la boda; no es público ni indexable por buscadores.
La pareja puede ocultar cualquier contenido en cualquier momento.
Los padres o representantes pueden pedir el retiro de cualquier contenido de un menor a hola@recuerdi.com; lo ocultamos con prioridad, dentro de las 48 horas siguientes a la solicitud.

9. Tus derechos

Como titular tienes derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, incluidos los que estén incompletos, sean inexactos o induzcan a error.
Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder en forma gratuita a tus datos personales que sean objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro. Los derechos de los menores los ejercen sus representantes legales.

10. Área responsable de atender tus solicitudes

El área de Protección de Datos de Alpine Rose SAS atiende las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales a través del correo hola@recuerdi.com. Estas solicitudes siempre las revisa y responde una persona de nuestro equipo.

11. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a hola@recuerdi.com indicando tu nombre, el correo o dato con el que te conocemos, la boda a la que se refiere tu solicitud (si aplica), lo que pides y, si lo deseas, los documentos que la soporten. Podemos pedirte información razonable para verificar tu identidad antes de entregar o modificar datos. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te autoriza.

Consultas

Si quieres saber qué datos tuyos tenemos o cómo los usamos, responderemos tu consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no podemos responder en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos la ley, puedes presentar un reclamo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes que lo completes. Si pasan dos (2) meses sin que nos entregues la información, entenderemos que desististe.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcaremos tus datos con la leyenda "reclamo en trámite".
Responderemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a recibir el reclamo completo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, debes agotar este trámite ante nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

12. Con quién compartimos datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, como encargados, bajo contratos que les exigen confidencialidad, seguridad y uso exclusivo para la finalidad encomendada:

Proveedor	Para qué	Ubicación
Hetzner Online	Alojamiento de servidores y bases de datos	Centro de datos en Ashburn, Virginia, Estados Unidos
Cloudflare	DNS, red de entrega de contenidos, almacenamiento de fotos y videos (R2), verificación anti-robots (Turnstile), enrutamiento de correo	Estados Unidos y red global
Amazon Web Services (SES)	Envío de correos transaccionales	Estados Unidos
Anthropic	Procesamiento con inteligencia artificial de solicitudes de cambio, soporte, moderación y película	Estados Unidos
Proveedores de pago, como EBANX, dLocal, Stripe o PayPal	Procesamiento de pagos y prevención de fraude	Según el proveedor, Colombia, Estados Unidos u otros países
Openprovider y Registro.br	Registro de dominios a nombre de la pareja	Países Bajos y Brasil

Los proveedores de pago y los registros de dominios también tratan algunos datos como responsables independientes, para cumplir sus propias obligaciones legales (por ejemplo, prevención de lavado de activos o reglas de registro de dominios), conforme a sus propias políticas.

Si das tu consentimiento para cookies de medición publicitaria, Meta y TikTok reciben datos de navegación conforme a la Política de cookies.

Además, podemos entregar datos a autoridades cuando una orden judicial o administrativa lo exija, o en el marco de una reorganización empresarial, garantizando que el receptor respete esta política.

13. Transferencias y transmisiones internacionales

Varios de nuestros proveedores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas expresamente que tus datos se transmitan a esos proveedores para las finalidades descritas.

Colombia: el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 permite enviar datos a países con un nivel adecuado de protección. La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la Circular Externa 005 de 2017 (incorporada a su Circular Única), incluyó a Estados Unidos, a México, al Reino Unido y a los países de la Unión Europea, entre ellos los Países Bajos, en la lista de países con nivel adecuado. Para destinos que no estén en esa lista, como Brasil, nos apoyamos en tu autorización expresa y en contratos de transmisión. Además, cuando enviamos datos a encargados, suscribimos contratos de transmisión con las garantías del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, y aplicamos el principio de responsabilidad demostrada.
México: las remisiones a nuestros encargados no requieren tu consentimiento conforme a la ley mexicana, y se rigen por contratos que les obligan a tratar los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad.
Brasil: las transferencias internacionales se realizan conforme a los artículos 33 a 36 de la LGPD, mediante las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Resolución CD/ANPD nº 19/2024, u otro mecanismo válido de los previstos en la ley.

14. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito (HTTPS) y cifrado del almacenamiento, códigos de acceso y sesiones firmadas, cookies de sesión protegidas, acceso restringido a la información según funciones, verificación contra robots, copias de seguridad y registro de accesos. Ningún sistema es invulnerable; si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a ti y a las autoridades de otros países, según la ley aplicable.

15. Cuánto tiempo guardamos los datos

Datos	Plazo
Sitio, álbum, datos de invitados y RSVP	Mientras el servicio esté activo y hasta 30 días después de su terminación; luego se eliminan definitivamente
Datos de cuenta y de soporte de la pareja	Mientras el servicio esté activo y hasta 30 días después de su terminación, salvo lo que debamos conservar para atender reclamaciones pendientes
Facturas, pagos y registros contables	Diez (10) años, según las normas comerciales y tributarias colombianas
Notas de voz y archivos de solicitudes de cambio	Hasta que el cambio se aprueba o se descarta, y como máximo hasta la terminación del servicio
Analítica sin cookies	Hasta 24 meses, sin IP; después se conserva solo información agregada
Registros de seguridad	Hasta 90 días
Autorizaciones y comunicaciones de marketing	Hasta que revoques la autorización, más el tiempo necesario para probar que la tuvimos

16. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de Recuerdi estarán vigentes mientras Alpine Rose SAS preste el servicio y, en todo caso, durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos legales de conservación. Si en algún momento estamos obligados a inscribir nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, lo haremos dentro de los plazos legales.

17. Si vives en México

Si eres residente en México, también aplicamos la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, que reemplazó a la ley de 2010.

Datos y finalidades: son los descritos en la sección 5. Las finalidades necesarias para prestar el servicio son las de las secciones 5.1 (salvo el marketing), 5.2 y 5.4. Las finalidades que requieren tu consentimiento y que puedes rechazar sin afectar el servicio son el envío de novedades y promociones y la medición publicitaria con cookies. Las alergias y restricciones alimentarias son datos personales sensibles y requieren tu consentimiento expreso.
Derechos ARCO: puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como revocar tu consentimiento y limitar el uso o divulgación de tus datos, escribiendo a hola@recuerdi.com. Indica tu nombre, un medio para responderte, el documento que acredite tu identidad o representación, el derecho que ejerces y los datos a los que se refiere. Te comunicaremos nuestra respuesta en un plazo máximo de veinte (20) días desde que recibamos tu solicitud y, si procede, la haremos efectiva dentro de los quince (15) días siguientes. El ejercicio de estos derechos es gratuito.
Autoridad: con la desaparición del INAI, la autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, ante la cual puedes acudir si consideras que tus derechos han sido vulnerados.
Cambios: te informaremos los cambios a este aviso integral en esta página y, si son relevantes, por correo.

18. Si vives en Brasil

Si estás en Brasil, también aplicamos la Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709/2018).

Bases legales (artículo 7): ejecución del contrato con la pareja (cuenta, servicio, dominio, pagos); cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias (facturación, contabilidad); interés legítimo (seguridad, prevención de fraude, analítica sin cookies, mejora del servicio, siempre respetando tus derechos y expectativas); y consentimiento (comunicaciones de marketing, cookies de medición publicitaria). Para los datos de invitados actuamos como operador, por cuenta de la pareja.
Datos sensibles (artículo 11): las alergias y restricciones alimentarias son datos de salud y solo se tratan con tu consentimiento específico y destacado, para la finalidad de que la pareja y su catering puedan atenderte.
Menores (artículo 14): los datos de niños y adolescentes se tratan en su mejor interés, con las salvaguardas de la sección 8.
Tus derechos (artículo 18): confirmación de la existencia de tratamiento; acceso; corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados; anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios o excesivos; portabilidad; eliminación de datos tratados con consentimiento; información sobre con quién compartimos tus datos; información sobre la posibilidad de no dar consentimiento y sus consecuencias; revocación del consentimiento; y revisión de decisiones tomadas únicamente con base en tratamiento automatizado (artículo 20).
Encargado de protección de datos (encarregado, artículo 41): puedes contactarlo en hola@recuerdi.com.
Autoridad: puedes presentar peticiones ante la Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Transferencias internacionales: se realizan conforme a la sección 13.

19. Cambios a esta política y vigencia

Esta política rige desde el 3 de noviembre de 2026. Si hacemos cambios sustanciales, especialmente sobre la identidad del responsable o las finalidades del tratamiento, los publicaremos en esta página y te los comunicaremos por correo antes de aplicarlos; si cambian las finalidades, pediremos una nueva autorización. La versión vigente siempre estará disponible en recuerdi.com/legal/tratamiento-de-datos.

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), Delegatura para la Protección de Datos Personales.

¿Dudas? Escríbenos a hola@recuerdi.com.